Formulari e registri intonsi ed archiviazione di registri già usati

Buonasera a tutti, come gia scritto nella mia presentazione sono Stefano,ora svolgo uno stage inerente le certificazioni ISO 9001 e 14001 presso una società multiservizi che svolge altresì la raccolta differenziata.
ma vorrei chiedervii un consiglio, in merito alla gestione ambientale, è un "compito" che mi è stato dato dal mio tutor, vi spiego subito:
A breve tale azienda userà un database per le gestione di formulari/registri carico scarico ecc....le domande che mi sono state poste e che giro a voi cercando una consulenza sono queste:
1) Formulari e registri di carico/scarico gia vidimati ma non usati (sono una miriade, presi per un appalto inerente la raccolta di Rifiuti iniziato a Marzo e poi chiuso a Maggio) che fine faranno o come ci si dovrà comportare in termini di legge, compatibilmente al prossimo arrivo di questo database.
2)come procedere con l'Archiviazione di formulari e registri carico/scarico usati e finiti, divisi da quelli in uso per le varie attività (raccolta carta,Biodegradabile e vari) ed assegnazione dei registri agli autisti che ne faranno uso.
3)Per tale archivizione è necessario l'uso di fascicoli particolari o bastano registri d'ufficio normale e/o scatole con apposita segnalazione fatta da me,inerente le attività svolte.
Potreste darmi un consiglio su tutto ciò o indicarmi una fonte che possa darmi uno spunto? vi ringrazio anticipatamente. buona serata. Stefano

Ciao Stefano

1) Registri e FIR vidimati ma intonsi, si possono conservare per tutto il tempo che si vuole e si possono utilizzare eventualmente anche in futuro (fintanto che fanno riferimento sempre alla stessa azienda e fintanto che non cambierà definitivamente la normativa che li riguarda).
In particolare i FIR visto che si possono (e per ora si DEVONO assolutamente usare, insieme con l'eventuale scheda sistri).
Quando ti arriverà il famoso software immagino gestirà sia il registro che la stampa dei FIR. Ovviamente la carta su cui verranno stampati dovrà essere preventivamente vidimata.
Se gli intonsi non ti servono proprio più, quando sarà l'ora li potrai tranquillamente buttare.
Le norme prevedono che si debbano obbligatoriamente conservare per 5 anni dall'ultima registrazione, se non ci hai registrato sopra proprio niente, considera come data utile quella della vidimazione, decorsi 5 anni da quella li puoi buttare.

2) francamente non ho capito di che parli.... Intanto che attività svolgete? Mi sembra di capire che sia un'attività di raccolta e trasporto di rifiuti
Intanto per incominciare il registro di carico e scarico deve essere uno solo riguardante l'attività di trasporto di rifiuti e deve stare presso la sede dell'azienda.
Non puoi certo avere un registro per ogni rifiuto e ancor meno puoi avere un registro per ogni autista
Il registro deve essere uno solo, mentre i quaderni di FIR possono essere uno per ogni autista.

3) IL REGISTRO, insieme con tutti i FIR relativi ai movimenti registrati su quel registro si archiviano come ti viene più comodo (scatole, raccoglitori ecc....) e si conservano per 5 anni dalla data dell'ultima registrazione.
La normativa (parte IV del TUA, DM 145 e 148 del 1998 - che ti consiglio di leggere) NON fissa specifiche modalità di archiviazione (e ci mancherebbe altro) dice solo che li devi conservare per 5 anni.
Personalmente io trovavo comodo archiviarli per anno.

Ciao ISa, Grazie per la risposta,
tornando al punto 1 da me scritto, non posso disfarmi dei registri C/S e FIR vuoti senza dati inseriti ma gia vidimati dalla camera di commercio ma, devo tenerli obbligatoriamente per 5 anni,giusto? c'è la possibilità di disfarsene?
Per quanto concerne il punto 2, L'azienda si occupa della raccolta Verde,rifiuti ingombranti e carta (è una società cooperativa multiservizi). Come detto nel punto 2 scritto da me intendevo,come posso procedere con l'archiviazione/divisione dei FIR e registri C/S da quelli usati/completati di anni passati separati da quelli in uso. IL tutto purchè sia ben accessibile e senza il rischio di sanzioni... grazie mille davvero!

stefano_lovero ha scritto:Ciao ISa, Grazie per la risposta,
tornando al punto 1 da me scritto, non posso disfarmi dei registri C/S e FIR vuoti senza dati inseriti ma gia vidimati dalla camera di commercio ma, devo tenerli obbligatoriamente per 5 anni,giusto? c'è la possibilità di disfarsene?
Per quanto concerne il punto 2, L'azienda si occupa della raccolta Verde,rifiuti ingombranti e carta (è una società cooperativa multiservizi).  Come detto nel punto 2 scritto da me intendevo,come posso procedere con l'archiviazione/divisione dei FIR e registri C/S da quelli usati/completati di anni passati separati da quelli in uso. IL tutto purchè sia ben accessibile e senza il rischio di sanzioni... grazie mille davvero!

Scusa...m ahai letto la risposta che ti è stata fornita?
E' tutto li...